Backoffice Outsourcing für Kundenservice
Backoffice Outsourcing für effiziente Kundenservice-Prozesse.
Backoffice auslagern. Kundenservice entlasten.
Lagern Sie definierte Service- und Nachbearbeitungsprozesse aus – von Kundenanfragen und Ticketbearbeitung bis zu dokumentierten Follow-ups und Reports. yoummday verbindet passende Talents, Technologie und operative Unterstützung für Ihren konkreten Prozess.
Welche Aufgaben können wir übernehmen? ↘
Für kundennahe Service- und Operations-Prozesse. Kein Angebot für Buchhaltung, Payroll oder Steuerberatung.
Unternehmen, die mit yoummday arbeiten
Bis zu 14 Tage
Standardprojekt bis Go-live
Bis zu 80 %
Team-Anpassung in 5 Stunden
2 Modelle
Managed oder Enabled Service
Unternehmensweite Leistungsmerkmale. Der konkrete Scope und Startplan werden für Ihr Projekt vereinbart.
Kurzantwort
yoummday übernimmt definierte Backoffice-Prozesse rund um Kundenservice und Customer Operations. Dazu gehören insbesondere das Bearbeiten von Kundenanfragen, das Lösen und Dokumentieren von Tickets sowie das Vorbereiten von Reports.
Die Arbeit, die Ihr Team entlastet
Vom offenen Vorgang zum erledigten nächsten Schritt.
Nicht jedes Backoffice ist gleich. Wir definieren mit Ihnen, welche kundenbezogenen Aufgaben ausgelagert werden, welche Systeme genutzt werden und wo eine Übergabe an Ihr eigenes Team erforderlich ist.
01 · Kundenanfragen
Anfragen strukturiert bearbeiten.
Definierte Kundenanfragen werden innerhalb des vereinbarten Service-Scopes geprüft, bearbeitet und dokumentiert.
02 · Tickets
Tickets lösen und sauber dokumentieren.
Vorgänge werden nach den vereinbarten Regeln abgearbeitet. Status, Bearbeitung und notwendige nächste Schritte bleiben nachvollziehbar.
03 · Reporting
Reports und Informationen vorbereiten.
Relevante Vorgangs- und Serviceinformationen werden aufbereitet, damit Ihr Team steuern, entscheiden oder den nächsten Prozessschritt übernehmen kann.
Bearbeitung & Übergabe
Definierte Aufgaben. Klare Übergaben.
Ein externer Prozess funktioniert nur dann gut, wenn nicht nur klar ist, was das Team erledigt – sondern auch, was passiert, wenn ein Vorgang außerhalb des vereinbarten Scopes liegt.
Innerhalb des vereinbarten Prozesses
Das Backoffice-Team führt die definierten Schritte aus, dokumentiert das Ergebnis und schließt den Vorgang nach den vereinbarten Regeln ab.
Wenn Spezialwissen oder Freigabe nötig ist
Der Fall geht mit Bearbeitungsstand, vorhandenen Informationen und dem vereinbarten nächsten Schritt an den zuständigen Owner in Ihrem Unternehmen.
Systeme, Zugänge und Steuerung
Arbeiten in Ihren Prozessen – nicht daneben.
Die yoummday-Plattform kann in bestehende Systeme integriert werden. Für Ihr Projekt werden Wissensquellen, Systemzugänge, Berechtigungen und Reporting-Anforderungen konkret festgelegt.
Bestehende SystemeIntegration dort, wo sie für den Prozess benötigt wird.
Wissen & BerechtigungenNur die Informationen und Aktionen, die zum Scope gehören.
ReportingSechs Standardreports, täglich aktualisiert.
Sicherer ZugriffProjektabhängige IT- und Zugriffskontrollen.
Zwei Betriebsmodelle
Sie entscheiden, wer die Backoffice-Operation führt.
Sie können die Operation vollständig an yoummday übergeben oder die operative Kontrolle im eigenen Team behalten. Das Service-Level-Agreement folgt dieser Entscheidung.
Managed Service
yoummday führt den Betrieb.
yoummday betreibt den vereinbarten Prozess end-to-end. Ihr Unternehmen stellt die Prozessregeln, Inhalte und notwendigen Freigaben bereit; yoummday übernimmt die operative Durchführung.
Tagesgeschäft
yoummday
SLA
yoummday
Support
Turnkey End-to-End Operations
Enabled Service
Ihr Team steuert die Operation.
Ihr eigenes Team behält die operative Kontrolle. yoummday stellt die Plattform und Talent Acquisition bereit und unterstützt Sie mit einem dedizierten Customer Success Manager.
Tagesgeschäft
Ihr Team
SLA
Ihr Team
Support
Plattform, Talent Acquisition & Customer Success
Vom Scope zum laufenden Prozess
Vorbereitet starten. Kapazität nach Bedarf anpassen.
Bevor der erste Vorgang übernommen wird, werden Arbeitsschritte, Verantwortlichkeiten, Talents, Wissen und Zugänge gemeinsam vorbereitet.
01 · Scope
Wir definieren Aufgaben und Grenzen.
Vorgangstypen, erlaubte Aktionen, Eskalationen, Systeme und Qualitätskriterien werden gemeinsam festgelegt.
ErgebnisEin abgestimmtes Prozess-Briefing
02 · Prepare
Wir bereiten Team und Systeme vor.
Talents werden projektbezogen ausgewählt; Wissen, Training, Systemzugänge und Teamsteuerung werden für den Start vorbereitet.
ErgebnisEin projektspezifisches Setup
03 · Launch & Steer
Wir starten und steuern nach Bedarf.
Reporting, Eskalationswege und Review-Routine werden bestätigt. Anschließend kann die Kapazität dem vereinbarten Bedarf folgen.
ErgebnisEin klarer Start- und Steuerungsplan
Bis zu 14 TageStandardprojekte können in bis zu 14 Tagen live gehen.
Bis zu 80 % in 5 StundenDie Teamgröße kann bei Bedarf innerhalb von fünf Stunden um bis zu 80 % angepasst werden.
Backoffice ist nicht gleich Backoffice
Klarer Scope verhindert falsche Erwartungen.
Der Begriff Backoffice ist breit. Diese Seite beschreibt den yoummday-Scope rund um kundennahe Service- und Operations-Prozesse.
Diese Seite
Customer-Service-Backoffice
- Kundenanfragen bearbeiten
- Tickets lösen und dokumentieren
- Reports vorbereiten
- Definierte kundennahe Prozesse übernehmen
- Vorgänge strukturiert an den nächsten Owner übergeben
Nicht das Versprechen dieser Seite
Allgemeine Unternehmensadministration
Diese Seite positioniert yoummday nicht als Anbieter für Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuerberatung oder klassische Sekretariatsleistungen.
Privacy by Design
Zugriff dort, wo er gebraucht wird. Kontrolle dort, wo sie hingehört.
Backoffice-Outsourcing berührt Systeme, Kundendaten und Arbeitsabläufe. Deshalb werden Identität, Geräte, Zugriff und Verantwortlichkeiten projektbezogen kontrolliert.
Verifizierte Talents
Identität, Dokumente, Skills und Arbeitsumgebung werden vor dem Projektstart persönlich geprüft.
Device Compliance
Patch-Level, Betriebssystem, Virenschutz und regelmäßige Scans können kontrolliert werden; Non-Compliance kann den Plattformzugang blockieren.
EU-Datenresidenz
Die Plattform ist auf europäische Datenschutzanforderungen ausgelegt; relevante Daten- und Zugriffsverantwortlichkeiten werden für das Projekt definiert.
Transparenter Betrieb
Sechs Standardreports werden täglich aktualisiert und schaffen Transparenz über die vereinbarten Service- und Performance-Kriterien.
Zertifiziert und DSGVO-konform.
ISO 27001 · ISO 9001 · PCI DSS · EU-Datenresidenz
Der konkrete Sicherheits- und Daten-Scope richtet sich nach Ihrem Prozess, den genutzten Systemen und den erlaubten Tätigkeiten. Zertifizierungen ersetzen keine projektspezifische Zugriffs- und Berechtigungslogik.
Fragen vor der Auslagerung
Fragen zu Backoffice Outsourcing mit yoummday.
Welche Backoffice-Aufgaben kann man an yoummday auslagern?
Der freigegebene Backoffice-Scope umfasst insbesondere das Bearbeiten von Kundenanfragen, das Lösen und Dokumentieren von Tickets sowie das Vorbereiten von Reports. Der konkrete Prozess wird für Ihr Projekt definiert.
Was ist der Unterschied zwischen Backoffice Outsourcing und Customer Service Outsourcing?
Customer Service Outsourcing umfasst die direkte Kundeninteraktion über Kanäle wie Telefon, E-Mail oder Chat. Backoffice Outsourcing fokussiert definierte Bearbeitungs- und Nachbearbeitungsprozesse rund um Kundenanfragen und Customer Operations. Beide Bereiche können in einer Operation zusammenspielen.
Arbeitet das externe Team in unseren bestehenden Systemen?
Die yoummday-Plattform kann in bestehende Systeme integriert werden. Welche Systeme, Zugänge, Wissensquellen und Berechtigungen für Ihre Backoffice-Prozesse benötigt werden, wird vor dem Start festgelegt.
Wie werden Vorgänge eskaliert, die das Team nicht selbst abschließen darf?
Der Scope definiert, welche Schritte das Backoffice-Team selbst ausführt und welche Fälle an einen anderen Owner gehen. Bei einer Übergabe können Bearbeitungsstand, vorhandene Informationen und der vereinbarte nächste Schritt dokumentiert werden.
Können wir nur einzelne Prozesse auslagern?
Ja. Der Service ist modular. Sie können definierte Aufgaben und Prozesse abgrenzen, statt das gesamte Backoffice auszulagern. Umfang, Verantwortlichkeiten und Systeme werden im Projekt-Setup festgelegt.
Wer steuert das Backoffice-Team?
Beim Managed Service führt yoummday die Operation und hält das SLA. Beim Enabled Service behält Ihr eigenes Team die operative Kontrolle und das SLA; yoummday stellt Plattform und Talent Acquisition bereit und unterstützt mit Customer Success.
Wie schnell kann ein Backoffice-Projekt starten?
Standardprojekte können in bis zu 14 Tagen live gehen. Der konkrete Start hängt vom Prozess-Scope, der Talent-Auswahl, Training, Systemzugängen und notwendigen Freigaben ab.
Kann die Backoffice-Kapazität bei Peaks erhöht werden?
Ja. Die Teamgröße kann bei Bedarf in fünf Stunden um bis zu 80 % angepasst werden. Wie zusätzliche Kapazität aktiviert wird, hängt vom vereinbarten Betriebs- und Schichtmodell ab.
Wie wird Qualität im Backoffice gemessen?
Qualitäts- und Performance-Kriterien werden für den konkreten Prozess festgelegt. Die Plattform unterstützt operative Transparenz mit täglich aktualisierten Standardreports; weitere Steuerungs- und Qualitätsmechanismen hängen vom gebuchten Setup ab.
Ist Backoffice Outsourcing mit yoummday DSGVO-konform?
yoummday arbeitet mit EU-Datenresidenz und voller DSGVO-Konformität und ist nach ISO 27001, ISO 9001 und PCI DSS zertifiziert. Der konkrete Daten-, Zugriffs- und Berechtigungsscope wird für Ihr Projekt definiert.
Welche Prozesse sollen wir übernehmen?
Geben Sie Ihrem Team weniger Rückstau und mehr Fokus.
Bringen Sie die Vorgänge, Systeme und Serviceanforderungen mit, die Ihr Team heute belasten. Wir besprechen, welche Prozesse sich sauber abgrenzen und auslagern lassen.
Ihre Vorgangstypen
Ihre Systeme
Ihre Volumina & Servicezeiten
Nutzen Sie die Kontaktseite oder schreiben Sie direkt per E-Mail.